Druk op een onderwerp,
en kijk onder voor het antwoord.
- Video- opnames van medewerkers
- Foto's en persoonsgegevens
- Schoolfotograaf
- Video-oplossingen voor zieke leerlingen
- Schoolmusical
- Wanneer toestemming vragen?
- Bewaartermijn beeldmateriaal
- Foto's, ouders en Social Media
- (PABO)studenten
- Foto's en publiceren
|
Vraag: Antwoord: Bij het gebruik van video-opnames als middel voor reflectiegesprekken met leerkrachten, is het van belang dat de school zich bewust is van de mogelijke impact op de privacy van deze leerkrachten. Voordat de school deze opnames maakt, moet er een afweging plaatsvinden tussen het belang van de school en het privacybelang van de leerkracht. Dit betekent dat het gebruik van video-opnames alleen toegestaan is als er sprake is van een gerechtvaardigd belang en als er geen andere manier is om dit doel te bereiken. Verder moet de school zorgen voor goede communicatie met de leerkracht en ouders, en duidelijk aangeven wat het doel en gebruik is van de opnames, waar deze bewaard worden, wie er toegang tot heeft, etc. Na afloop van het gesprek moeten de opnames verwijderd worden. Juridisch gezien kan het gerechtvaardigd belang van de school de grondslag zijn voor het maken van de opnames, maar de school moet dit goed onderbouwen. Het vragen van toestemming aan de leerkracht is niet geldig omdat in de werkgever-werknemer relatie toestemming niet vrijelijk gegeven kan worden. Als de school deze afweging en communicatie goed uitvoert en onderbouwt, mag de school verwachten dat de leerkracht hieraan meewerkt. De school moet echter wel openstaan voor eventuele individuele bezwaren. |
Vraag:
Vallen foto’s die ik tijdens de les gebruik ook onder ‘publiceren’?
Antwoord:
In feite gaat het niet om publicatie, maar om het verwerken van persoonsgegevens. Een foto van een leerling valt onder de definitie van persoonsgegevens en publiceren is slechts één van de activiteiten die men kan uitvoeren met persoonsgegevens. We noemen alles wat men doet met persoonsgegevens verwerken (zoals de AVG het benoemt). Publiceren, delen, intern verspreiden of mailen zijn vormen van verwerken, en zodra men persoonsgegevens “aanraakt”, is de AVG van toepassing, dus ook op het publiceren van foto’s. Het publiceren van foto’s betekent het delen ervan met meer mensen dan alleen de betrokkene, en hiervoor is in principe toestemming vereist.
Echter, gebruik tijdens de les is een uitzonderingssituatie: als foto’s worden gebruikt voor het lesgeven en de les, is geen toestemming nodig. Bijvoorbeeld, foto’s die leerlingen maken in een museum en gebruiken voor een presentatie, vereisen geen toestemming. Maar wanneer die presentatie online wordt gezet om met ouders te delen, is wel toestemming vereist omdat dit niet noodzakelijk is voor de lessen.
(Bron: Kennisnet, 2019)
—
Vraag:
Maakt het uit of foto’s of filmpjes gepubliceerd worden of alleen worden opgeslagen?
Antwoord:
Nee. De vraag is niet of er iets gepubliceerd wordt, maar of er persoonsgegevens verwerkt worden. Opslaan valt ook onder verwerken.
Vraag:
Mag ik NAW-gegevens delen met de schoolfotograaf?
Antwoord:
Hiervoor dient een verwerkersovereenkomst afgesloten te worden. Er vloeien dan immers persoonsgegevens van de school naar de schoolfotograaf. Besef dat in bepaalde gevallen ook toestemming gevraagd dient te worden aan de ouders, zoals voor het maken van de klassenfoto’s.
(Bron: Kennisnet, 2019)
Vraag:
Mogen we video-oplossingen gebruiken voor een zieke leerling?
Antwoord:
Onder omstandigheden en voorwaarden kan dat prima. Zolang enkel de docent in beeld is, zal de privacy geen probleem zijn, er vanuit gaande dat natuurlijk de betreffende leerling en de docent akkoord zijn. Als de rest van de klas wel in beeld komt, dan is de vraag of de videoconferencing wordt opgenomen of niet. Bedenk dat een kind in de klas zelf ook van alles waarneemt, dat dit op afstand is, maakt dat niet anders. Het is overigens wel zo dat met videoconferencing ook ouders of verzorgers mee kunnen kijken, dus het is aan te raden om de ouders in de klas te informeren over de werking van videoconferencing en dat dit niet opgenomen wordt. Als de videoconferencing wordt opgenomen, is toestemming wel nodig. Ouders van de andere kinderen in de klas kunnen zich er tegen verzetten dat hun zoon of dochter opgenomen wordt. Je weet immers niet waar die opgenomen beelden terecht komen.
Indien jullie gebruik maken van een livestream, dan is het aan te raden om met de leverancier van de streamingset een verwerkersovereenkomst af te sluiten om de beveiliging te garanderen. Dit zorgt ervoor dat toestemming van de ouders niet meer noodzakelijk is, omdat de video niet publiekelijk wordt gedeeld. En als de leverancier wel mee zou kunnen kijken, moet er een verwerkersovereenkomst worden afgesloten.
(Bron: Kennisnet, 2019)
Vraag:
Hoe zit het met een filmopname van de schoolmusical?
Antwoord:
Voor deze verwerking is toestemming van de ouders nodig.
Zie ook onze infographic “Filmen op school, waar moet ik aan denken?”
Vragen:
- Wanneer en hoe vragen we aan ouders toestemming voor het gebruik/publiceren van beeldmateriaal?
- Welke toestemming wordt er aan ouders gevraagd?
- Waar, welk termijn en tot wanneer moeten we het toestemmingsformulier bewaren?
Antwoord:
Binnen de scholen van Optimus wordt de ouder bij het inschrijfproces van een nieuwe leerling gevraagd om het “aanmeldformulier” in te vullen. De ouder mag op dit formulier per onderwerpsvraag aangeven of zij/hij toestemming geeft.
De toestemmingsvragen zijn:
- Toestemming (plaatsing op) schoolfoto en groepsfoto
- Toestemming publicatie schoolgids, schoolbrochure en schoolkalender
- Toestemming publicatie op de openbare website van de school;
- Toestemming publicatie binnen besloten school- oudercommunicatie applicaties zoals Parro en Social Schools
- Toestemming publicatie (digitale) nieuwsbrief van de school;
- Toestemming publicatie op sociale-media account van de school; (Twitter, Facebook, YouTube, Instagram)
- Toestemming publicatie binnen de besloten online communicatie applicaties Google Classroom en Google Meet
Wijzigingsformulier:
Ouders mogen ten alle tijden de eerder gegeven toestemming aanpassen. Eenmaal per schooljaar vragen we aan ouders of zij een wijziging in de gegeven toestemming willen maken. Wil de ouder een aanpassing maken dan wordt het “Wijzigingsformulier toestemming beeldmateriaal” aan de ouders meegegeven.
Het aanmeldformulier en het wijzigingsformulier worden (digitaal) bewaard en vernietigd wanneer de leerling de schoolverlaat. (Zie bewaar en vernietigingsbeleid).
Vraag:
Hoe lang moet ik het toestemmingsformulier / wijzigingsformulier bewaren?
Antwoord:
Het toestemmingsformulier en/of het actuele wijzigingsformulier blijven gedurende de schoolperiode van de leerling bewaard. Maximaal 5 jaar nadat de leerling de school heeft verlaten wordt het formulier verwijderd.
Vraag:
Hoe kan ik het beste omgaan met ouders die foto’s op sociale media plaatsen?
Antwoord:
Ga het gesprek met de ouder aan. Vertel aan de ouder dat de school veel waarde hecht aan de privacy van de leerling en zijn medewerkers. Vertel de ouder dat de medewerkers van de school alleen foto’s en video’s publiceren met nadrukkelijke toestemming van de ouder. Vraag aan de ouder om geen foto’s of video’s van andere leerlingen te publiceren/delen.
Als je de poster “schooluitstapjes, maak alleen foto’s en video’s van uw eigen kind” hebt hangen en/of gedeeld met de ouders, breng deze dan ook in het gesprek ter sprake.
Vraag:
Mag ik of mijn (PABO-)student zichzelf filmen in de klas voor trainingsdoeleinden?
Antwoord:
Het filmen in de klas is toegestaan als bepaalde voorwaarden worden nageleefd:.
- Dit betekent dat het filmen alleen zonder toestemming mag plaatsvinden als leerlingen niet of niet herkenbaar in beeld worden gebracht.
- Indien dit niet verzekerd kan worden, is toestemming van ouders vereist.
- Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het opgenomen beeldmateriaal beveiligd wordt opgeslagen en niet toegankelijk is voor onbevoegden.
- Het filmpje moet altijd worden verwijderd zodra het doel is bereikt.
- Bovendien moet worden voorkomen dat het filmpje wordt verspreid.
Vraag:
Wat moet ik regelen met de schoolfotograaf om aan de AVG te voldoen?
Antwoord:
Dat hangt er van af. Komt de schoolfotograaf in opdracht van de school/stichting foto’s maken? Dan is de stichting de verwerkingsverantwoordelijke en moet je een verwerkersovereenkomst (voor dat er foto’s worden genomen) afsluiten. De verwerkingsovereenkomst stuur je op naar het secretariaat. De private Officer controleert de overeenkomst en legt deze voor ondertekening (bij positief advies) voor aan het bestuur.Komt de schoolfotograaf niet in opdracht, maar als zelfstandige?
Dan is de fotograaf zelf verwerkingsverantwoordelijke en moet hij ook zelf de toestemming regelen. Wil je de e-mailadressen van ouders doorgeven aan de fotograaf? Dan moet je altijd, in welke hoedanigheid de schoolfotograaf ook komt, de ouders om toestemming vragen.