voor elkaar!

Vraag:
Mag je, nadat je een melding bij Veilig Thuis hebt gedaan, de melding delen met andere hulpverleners?

Antwoord:
Wanneer er een vermoeden is van huiselijk geweld of kindermishandeling is het van belang dat er zorgvuldig wordt gehandeld. Hiervoor is een afwegingskader ontwikkeld met 5 stappen

Stap 1: In kaart brengen van de signalen.
Stap 2: Overleggen met een (deskundige) collega en/of (evt. anoniem) Veilig Thuis.
Stap 3: Gesprek met ouders/verzorgers/kind (voor zover dat mogelijk is zonder de veiligheid van het kind in gevaar te brengen).
Stap 4: Wegen van het vermoeden.
Stap 5: Beslissen melden Veilig Thuis én hulpverlening inschakelen.

Wanneer is besloten tot het doen van een melding moet de vraag over eventuele hulp in overleg met betrokkenen en Veilig Thuis worden beantwoord.
Totdat de melding heeft plaatsgevonden kan een kind alleen anoniem (als case) met anderen (derden,zoals hulpverleners) worden besproken en daarna dus alleen in overleg met Veilig Thuis en betrokkenen.

Download hier het afwegingskader Meldcode onderwijs en leerplicht /RMC

Vraag:
Mag een VO schoolgegevens van leerlingen uitwisselen met PO?

Antwoord:
Er is behoefte bij scholen aan het terugkoppelen van doorstroominformatie. In de ‘Wet register onderwijsdeelnemers’ die op 1 juli 2020 in werking is getreden, is opgenomen dat scholen in het po, sbo, (v)so, recht hebben op informatie over doorstroom, over de schoolloopbaan en van hun oud-leerlingen in het voortgezet onderwijs. Dit ter verbetering van de advisering en het schooladvies.

De informatie die uitgewisseld kan worden is gestandaardiseerd en niet specifiek. Deze doorstroominformatie van de vo-school over de eerste 3 jaar op het VO, wordt maximaal 5 jaar bewaard door de po-school na vertrek van de leerling van (oude) school.

Het gaat om de volgende informatie:

• de naam van de leerling
• geboortedatum
• diens registratienummer (PGN)
• groep of leerjaar
• uitstroomprofiel
• schoolsoort
• leerweg
• leerjaar

Zodra de gegevens kunnen worden opgevraagd bij het nieuwe register onderwijsdeelnemers (via DUO), mogen de doorstroomgegevens niet meer opgevraagd worden door de PO-school bij het VO of verstrekt worden door de VO-school. Sinds de invoering van de Wet register onderwijsdeelnemers, is voor de uitwisseling van de hierboven genoemde gegevens geen toestemming meer nodig (ook niet wanneer de uitwisseling nog niet via DUO verloopt). Worden er meer gegevens uitgewisseld, dan zal er wel toestemming gevraagd moeten worden aan de ouders (en aan het kind vanaf 16 jaar).

Vraag:
Moet de school toestemming vragen voor het gebruik van de monitor ‘de Bibliotheek op school’?

Antwoord:
De monitor ‘de Bibliotheek op school’ is een onderdeel van een landelijk programma (penvoerder St. Lezen en Koninklijke Bibliotheek) wat door lokale bibliotheken wordt uitgevoerd. Met deze structurele aanpak slaan school en bibliotheek de handen ineen en komt er dagelijks aandacht voor leesplezier en mediawijsheid op school én thuis. Bibliotheek en school zetten hun deskundigheid in om, samen met ouders, het lezen en het werken met digitale media thuis en op school te verbeteren. De monitormeting bij leerlingen en leerkrachten is een instrument om jaarlijks doelen vast te stellen rondom lezen en mediawijsheid.

Voor het gebruik van de monitor worden geen persoonsgegevens van leerlingen uitgewisseld. Wel wordt er gevraagd naar naam school, groep en leeftijd.
Heel strikt bekeken zou je nog wel kunnen bediscussiëren of dit nooit tot een leerling te herleiden is (bijv. een oudere leerling die doubleert, met hierdoor een unieke leeftijd binnen de groep).

Als er geen persoonsgegevens worden uitgewisseld is toestemming (of bezwaar) feitelijk niet aan de orde.
Wel dient de school ouders te informeren. Een onderwijsspecialist van de bibliotheek heeft contacten met de school en kan helpen met extra informatie en een voorbeeldbrief.
Op www.debibliotheekopschool.nl staat een korte video over de monitor.

Vraag:
Mag een school vooraf schriftelijk toestemming vragen aan ouders om uitkomsten van een bezoek aan de schoolarts te delen met de zorgcoördinator van de school, indien deze gegevens van belang zijn voor de begeleiding van de leerling op school?

Antwoord:
De schoolarts is degene die toestemming moet vragen voor het delen van informatie over een kind met de zorgcoördinator van de school. De schoolarts is immers zelf verwerkingsverantwoordelijke en mag medische informatie niet zomaar met de school delen. De school kan dus geen toestemming vragen aan ouders om uitkomsten van een bezoek aan de schoolarts te delen.
De schoolarts slaat de verkregen gegevens op in het digitaal dossier ‘Jeugdgezondheidszorg’. De arts is hiertoe verplicht volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst. In deze wet staat ook opgenomen wie het dossier zonder toestemming in mag zien. Ouders hebben een aantal rechten, zoals inzagerecht en de mogelijkheid om correcties aan te vragen. De gegevens die in dit dossier zijn opgenomen mogen niet zonder toestemming van de ouders met derden worden gedeeld. De school heeft ook geen toegang tot dit dossier.

Vraag:
Moet ik ieder jaar opnieuw toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens?

Antwoord:
Nee, dat hoeft niet.

Wel is het belangrijk om een eenmaal gegeven toestemming, bijvoorbeeld voor foto- en videogebruik van leerlingen, jaarlijks onder de aandacht te brengen. Daarbij moeten betrokkenen er op gewezen worden dat deze zijn of haar toestemming alsnog kan wijzigen of intrekken. Ouders kunnen hun toestemming bijvoorbeeld zo wijzigen dat foto’s van hun kind niet langer op de website van school gepubliceerd mogen worden maar nog wel in de schoolgids. Zorg dat het wijzigen van toestemming net op zo’n eenvoudige wijze kan als het geven van toestemming.

Vraag:
Aan wie moet ik toestemming vragen als de ouders zijn gescheiden?

Antwoord:
Bij kinderen onder de 16 jaar moet je toestemming vragen aan degene die het ouderlijk gezag toekomt. Dit is niet altijd een ouder, maar kan ook een voogd zijn.

In de regel hebben beide ouders gezamenlijk het ouderlijk gezag. Een scheiding verandert daar in principe niets aan. Als het ouderlijk gezag aan beide ouders toekomt, mag je toch afgaan op de toestemming of weigering van één van de ouders. Ouders moeten namelijk zelf kenbaar maken als zij er samen niet uitkomen.

Als je signalen krijgt dat de ouders het onderling niet eens zijn over de toestemming, moet de verwerking worden stop gezet totdat de ouders weer op één lijn zitten

Vraag:
Moet toestemming schriftelijk worden gegeven?

Antwoord:
Toestemming moet je kunnen aantonen. Houd een administratie of register bij van de gegeven toestemming. Dit is dé reden dat mondelinge toestemming wordt afgeraden: mondeling gegeven toestemming is lastig te bewijzen. Zorg dus dat je de toestemmingsverklaringen schriftelijk of digitaal organiseert, zodat er een toestemmingsadministratie bijgehouden kan worden.

Vraag:
Mag de pers zomaar foto’s maken in de school?

Antwoord:
Voor journalisten is een uitzondering opgenomen in de wet. Dat is ook logisch: het is immers onmogelijk om voor alle krantenfoto’s en journaalitems toestemming te vragen aan iedere persoon die ook maar een beetje herkenbaar in beeld is. De AVG spreekt daarom over een journalistieke uitzondering. Probeer hier als school toch enigszins terughoudend in te zijn.

Let op: Hij/zij mag niet handelen in opdracht of vraag van de school! In dit geval wordt de persfotograaf gezien als een verwerker. Toestemming van ouders is vooraf nodig en verwerkersovereenkomst moet vooraf zijn afgesloten.

Vraag:
In welke gevallen moet ik om toestemming vragen?

Antwoord:
Je hebt toestemming nodig als je een foto- of videomateriaal van leerlingen of personeel verwerkt. Ook als je persoonsgegevens wilt uitwisselen met externen waarvoor geen andere rechtsgrond bestaat dan toestemming, zoals bij het delen van informatie met een schoolbegeleidingsdienst.

Voorbeelden: delen van gegevens met zorgspecialisten; delen van gegevens met de Tussenschoolse opvang; delen NAW en telefoonnummers met andere ouders; gebruik van social media t.b.v. onderwijsdoeleinden.

Vraag:
Mag de onderwijsinspectie gegevens in het leerlingdossier inzien?

Antwoord:
De AVG maakt niet alle verwerkingen onmogelijk. Op grond van een wettelijke taak zal de Inspectie van het Onderwijs (soms) bepaalde gegevens willen inzien. Dit is toegestaan. De Inspectie zal zich hierbij houden aan de beginselen van de AVG. De Inspectie van het Onderwijs is in ieder geval zelf verantwoordelijk voor het inzien van de persoonsgegevens. Een school hoeft dus geen toestemming aan de ouders te vragen. Mocht de Inspectie op afstand gegevens willen opvragen, verstuur deze gegevens dan alleen wanneer dit kan op een beveiligde wijze (beveiligd mailen, ISK of Kwalidata).

(Bron: Kennisnet, 2019)