- Toestemming/wijzigingsformulier bewaren
- Alleen verwijderen na verzoek tot recht van vergetelheid?
- Papierenversie stageovereenkomsten bewaren?
- Hoe lang moet het OKR worden bewaard?
Vraag:
Hoe lang moet ik het toestemmingsformulier/ wijzigingsformulier bewaren.
Antwoord:
Het toestemmingsformulier en/of het actuele wijzigingsformulier blijven gedurende de schoolperiode van de leerling bewaard. Maximaal 5 jaar nadat de leerling de school heeft verlaten wordt het formulier verwijderd.
Vraag:
Moeten gegevens alleen verwijderd worden na een verzoek met betrekking tot het recht van vergetelheid?
Antwoord:
Nee.
Gegevens moeten sowieso actief worden verwijderd wanneer de organisatie de gegevens zelf niet meer nodig heeft, de bewaartermijn verlopen is, de toestemming is ingetrokken of een andere grondslag is vervallen.
Vraag:
Moet de papieren versie van een getekend stageovereenkomst worden bewaard, nadat deze digitaal is opgeslagen?
Antwoord:
De papieren stageovereenkomst mag worden vernietigd, nadat deze is gescand en opgeslagen; het is dus niet nodig deze ‘dubbel’ te bewaren.
Het advies is om voor de stageovereenkomst dezelfde bewaartermijn te hanteren als voor arbeidsovereenkomsten en dat is 2 jaar na einde dienstverband, dus in dit geval 2 jaar na einde stage
Vraag:
Hoe lang moet het OKR (onderwijskundigrapport) worden bewaard?
Antwoord:
Sinds 1 juli 2020 moet een OKR 5 jaar worden bewaard door de PO school.
Gedurende de eerste 3 leerjaren op het VO of het VSO dienen de prestaties te worden teruggekoppeld aan de PO- en SO-scholen. Het is nodig dat PO- en SO-scholen nog enige tijd na het verstrijken van de eerste drie leerjaren kunnen beschikken over de teruggekoppelde gegevens, anders kunnen zij de gegevens niet gebruiken om de eerder afgegeven schooladviezen goed te evalueren. Hierdoor is een termijn van twee jaar na de periode van drie leerjaren na uitschrijving bepaald, oftewel vijf jaar na uitschrijving van de leerling.