Informatie Beveiliging en PRivacy Optimus Onderwijs
Bewaar en vernietigingsbeleid
Speerpunten
-
Bewaar alleen wat nodig is; daarna wissen/vernietigen.
- Volg wettelijke termijnen (AVG/Archiefwet); archiveren waar de Archiefwet dat vereist.
- Verwijdingstermijnen: leerlingenadm./verzuim 5 jaar na uitschrijving;
- Opslaan alleen in aangewezen systemen (ParnasSys, Visma Talent, M365)
- Back-ups gereguleerd: niet algemeen toegankelijk; na recovery eerder vernietigde data opnieuw verwijderen.
Informatie
Dit onderwerp gaat over het bewaren en vernietigen van (persoons)gegevens: hoe lang we gegevens mogen/moeten bewaren, wanneer we ze wissen of anonimiseren, en hoe we dat aantoonbaar doen. We volgen wettelijke termijnen en het dataminimalisatie-principe: niet langer bewaren dan nodig voor doel en plicht.
Wat valt binnen de Scope:
-
Alle informatievormen: digitaal (applicaties, e-mail, bestanden, logdata) en papier (dossiers/afdrukken).
-
Bewaartermijnen per gegevenssoort en een vernietigingskalender (periodiek uitvoeren).
-
Uitvoering van wissen/anonimiseren in bronsystemen én afgeleide omgevingen (kopieën, exports, test/acceptatie).
-
Back-ups & retentie-instellingen: gegevens verdwijnen volgens ingestelde levenscyclus; bij incident/onderzoek tijdelijk opschorten (“legal hold”).
-
Verwerkers/leveranciers: afspraken in contract/VO over bewaartermijnen, verwijdering en bewijs van vernietiging.
-
Registratie & aantoonbaarheid: log/rapport met wat is verwijderd, wanneer, door wie, op basis van welke termijn/grond.
-
Verzoeken van betrokkenen (recht op wissing) afgehandeld volgens dit beleid.
Wat valt buiten de Scope:
- Alles wat geen fysieke of digitale informatie bevat, of waarbij geen bewaartermijn/vernietiging aan de orde is
(bijv. gebouwbeheer, meubilair, schoonmaak/catering, gereedschap, lege hardware zonder data).
ProcesScope (aanpak)
Check wettelijke bewaartermijn
Is er een wettelijke termijn (zie Kennisnet-overzicht)? → die geldt als minimale én maximale bewaartermijn.
Geen wettelijke termijn → richtlijn
Geen wet gevonden? Volg de richtlijn uit het Kennisnet-overzicht. Afwijken kan alleen in overleg met de PSO/FG; motivering vastleggen in het Overzicht bewaartermijnen.
Geen wet en geen richtlijn → noodzaak
Hanteer de AVG-hoofdregel: niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel. Stel als bestuur een concrete termijn vast, met motivering, in overleg met PSO/FG, en neem die op in het Overzicht bewaartermijnen.
Termijn verstreken → vernietigen
Is de (wettelijke/richtlijn/zelf vastgestelde) termijn voorbij? → gegevens vernietigen (of anonimiseren als vernietigen niet kan) en de actie registreren.
Registreren & publiceren
Alle geldende termijnen voor <naam schoolbestuur> staan in het Overzicht bewaartermijnen (<locatie/link>). Wijzigingen/afwijkingen worden gedateerd vastgelegd met motivering.
Praktische noot: bij incident/onderzoek kan tijdelijke opschorting (legal hold) gelden; na afloop hervat je vernietiging volgens de vastgestelde termijn.
Sneloverzicht bewaartermijnen
Wettelijke bewaartermijnen Onderwijs
| Type document/gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanmeldingsformulier | 5 jaar + 8 weken |
| Besluit van weigering voor een school | 5 jaar |
| Bewijsstukken bekostiging niet-Nederlandse culturele achtergrond leerlingen | 5 jaar + 8 weken |
| Inschrijfformulier, aanmeldgegevens | 5 jaar + 8 weken |
| Leerlingenadministratie zoals: Aanmelding, Aanmeldgegevens, Gegevens ouder/verzorger/voogd, Inschrijving, Inschrijvingsgegevens, Deelname- en aanwezigheidsgegevens | 5 jaar + 8 weken |
| Onderwijskundig rapport | 5 jaar |
| Opstellen en uitvoering ontwikkelingsperspectief(plan) | 2 jaar (let op: Optimus bewaart deze op (noodzakelijkheids)vraag van Samenwerkingsverband 5 jaar) |
| Persoonsgegevens van leerlingen die op de basisschool zijn ingeschreven, zoals: Leerling; Algemene en contactgegevens; Persoonlijke kenmerken; Leerlingnummer; Keten-ID (ECK-ID); PGN; … | 5 jaar |
| Schooladvies | 5 jaar |
| Verzuimregistratie per leerling | 5 jaar + 8 weken |
| Vorming zorgdossier: Gemeenschappelijk rapport van de onderzoekscommissie inclusief onderzoeksresultaten | 3 jaar (let op: Optimus bewaart deze op (noodzakelijkheids)vraag van Samenwerkingsverband 5 jaar) |
Kun je het bewaartermijn hier niet terugvinden? Raadpleeg dan het Excel-overzicht Bewaartermijnen, te downloaden onder Documentatie.
Richtlijnen Onderwijs
| Type document/gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Gemaakt schoolwerk, toetsen, opdrachten | Zodra niet meer relevant, maar uiterlijk 2 jaar na uitschrijving leerling |
| Zorgdossier (gegevens over extra zorg en begeleiding van de leerling). Hieronder valt: alle gegevens die nodig zijn voor de speciale begeleiding van leerlingen (al dan niet in samenwerking met het SWV PO) of het treffen van bijzondere voorzieningen in verband met hun gezondheidstoestand noodzakelijk is. | 2 jaar, na uitschrijving van de leerling |
| Zorgdossier orthopedagoog | Niet verwerken |
| Besluit van schorsing | 5 jaar, na uitschrijving leerling |
| Jaarverslag kwaliteit van onderwijs | 7 jaar, na uitschrijving leerling |
| Gemaakt en ingeleverd huiswerk, ingevuld digitaal les- en leermateriaal | 2 jaar, na einde schooljaar. |
Kun je het bewaartermijn hier niet terugvinden? Raadpleeg dan het Excel-overzicht Bewaartermijnen, te downloaden onder Documentatie.
Assistent Bewaartermijnen Optimus
Zoek met de Optimus Assistent
We bieden deze aan als hulpmiddel. Als bron gebruiken we het Bewaartermijnenoverzicht van Kennisnet. Bij twijfel over het antwoord. Neem contact op met de Privacy- Security Officer.